Polityka prywatności

Infinity Residence uznaje i rozumie znaczenie ochrony poufności i prywatności danych osobowych, które zostały przez nas zebrane lub nam powierzone.

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące osoby fizycznej, której tożsamość została zidentyfikowana lub może zostać zidentyfikowana. Dane dotyczące osób prawnych nie są uznawane za dane osobowe i niniejsze Oświadczenie ich nie dotyczy.

Chcielibyśmy poinformować Państwa, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe zbierane bezpośrednio od Państwa lub od osób trzecich – niezależnie od tego, czy zostały one pozyskane za pośrednictwem naszej strony internetowej czy innych kanałów. Niektóre części tego Oświadczenia mogą być uzupełnione o dodatkowe informacje zamieszczone w innych częściach naszej witryny lub przekazane innymi sposobami.

Niniejsze Oświadczenie może ulec zmianie – data ostatniej aktualizacji znajduje się w tytule dokumentu. O wszelkich zmianach, które mogą Państwa dotyczyć, zostaną Państwo poinformowani za pośrednictwem odpowiedniego kanału komunikacji, zgodnie z wybranym sposobem kontaktu. Zachęcamy do regularnego sprawdzania aktualizacji tej Polityki prywatności na naszej stronie internetowej.

Dla większej przejrzystości dokument podzielony jest na odpowiednie sekcje. W przypadku pytań prosimy o kontakt z naszym inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem e-mail: [email protected].

1. Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych – ogólnie

Prawo Republiki Chorwacji pozwala nam przetwarzać dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu cel i podstawa prawna. Jesteśmy zobowiązani poinformować Cię o takiej podstawie. Przetwarzając Twoje dane osobowe, opieramy się na następujących podstawach prawnych:

• Zawarcie i realizacja umowy: Obejmuje to przetwarzanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy, w tym świadczenie usług noclegowych, transportowych i innych.

• Obowiązek prawny: Ma zastosowanie w przypadkach, gdy przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania określonych danych, np. rejestracja gości lub prowadzenie ewidencji faktur.

• Zgoda: W niektórych przypadkach poprosimy Cię o wyraźną zgodę na przetwarzanie danych w określonym celu. Zgoda może zostać w każdej chwili cofnięta. Przykład: wysyłka newslettera.

• Ochrona żywotnych interesów: Dane mogą być przetwarzane w nagłych przypadkach w celu ochrony życia lub zdrowia.

• Uzasadniony interes: Przetwarzamy dane osobowe w ramach uzasadnionego interesu naszego przedsiębiorstwa, jeśli Twoje prawa i wolności nie mają pierwszeństwa. Przykłady:

  • Udzielanie informacji osobom odwiedzającym naszą stronę internetową,

  • Odpowiadanie na zapytania potencjalnych gości, partnerów i dziennikarzy,

  • Zbieranie danych użytkowników usług pośrednich (np. z biur podróży),

  • Informowanie o możliwościach zatrudnienia,

  • Zapobieganie nadużyciom i ochrona systemów informatycznych oraz danych,

  • Działania marketingowe,

  • Badania i analizy w celu poprawy jakości usług,

  • Rozwiązywanie sporów, postępowania regulacyjne i obrona przed roszczeniami.

Podczas zbierania danych poinformujemy Cię, czy podanie danych jest obowiązkiem prawnym lub warunkiem zawarcia umowy, oraz jakie będą konsekwencje ich niepodania.

2. Z jakich źródeł zbieramy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą być zbierane z następujących źródeł:

• Bezpośrednio od Ciebie (za pośrednictwem formularzy kontaktowych na stronie internetowej, formularzy papierowych, korespondencji e-mailowej, rozmów telefonicznych lub osobistych),

• Od innych osób (np. biura podróży i organizatorzy wydarzeń, którzy przekazują nam informacje o Twoim pobycie, platformy rezerwacyjne, osoby podróżujące z Tobą, osoby zatrudnione u Twojego pracodawcy, z którym mamy umowę o współpracy). W takich przypadkach zakładamy, że osoby przekazujące nam Twoje dane są do tego upoważnione i poinformowały Cię o ich przekazaniu oraz – jeśli to konieczne – uzyskały Twoją zgodę.

• Z ogólnodostępnych źródeł (np. rejestry sądowe, strony internetowe firm oraz inne publicznie dostępne informacje).

Jeśli przekazujesz nam dane osobowe innych osób, jesteś odpowiedzialny za to, aby osoby te zostały poinformowane o sposobie wykorzystania ich danych przez nas. W przypadku, gdy nie zbieramy danych bezpośrednio od Ciebie, lecz od wskazanych wyżej osób, odpowiadamy wyłącznie za ich przetwarzanie od momentu ich pozyskania. Nie ponosimy odpowiedzialności za działania podejmowane przez te osoby przed przekazaniem nam Twoich danych – prosimy więc o zapoznanie się z ich politykami prywatności.

3. Ochrona bezpieczeństwa i integralności Twoich danych osobowych

Infinity Residence stosuje odpowiednie polityki i procedury mające na celu ochronę danych osobowych przed nieautoryzowanym dostępem, niewłaściwym wykorzystaniem, modyfikacją lub zniszczeniem. Pomimo naszych najlepszych starań nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa danych. W jak największym stopniu dostęp do danych mają jedynie osoby, które tego rzeczywiście potrzebują. Osoby te są zobowiązane do zachowania poufności.

W przypadku, gdy powierzamy przetwarzanie danych osobowych osobom trzecim (procesorom danych), zawieramy z nimi stosowne umowy zapewniające wysoki standard ochrony danych.

4. Linki do innych stron internetowych

Nasze strony internetowe mogą zawierać linki do stron osób trzecich. Takie strony nie podlegają niniejszej Polityce Prywatności, lecz mają własne polityki, które mogą się różnić. Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności odwiedzanej strony przed podaniem jakichkolwiek danych osobowych.

5. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe

Dołożymy wszelkich starań, aby przechowywać Twoje dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Okres przechowywania zależy od konkretnej sytuacji i przyczyn zebrania danych.

Na przykład, jeżeli przepisy prawa przewidują maksymalny okres przechowywania, stosujemy się do tych terminów. Jeżeli prawo nie określa terminów lub określa tylko minimalny czas przechowywania, dane są przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do zapewnienia efektywności działania oraz ochrony naszych interesów. W przypadku ewentualnych roszczeń przechowujemy dane co najmniej do czasu wygaśnięcia możliwości dochodzenia tych roszczeń. Jeżeli toczy się postępowanie sądowe lub administracyjne, dane mogą być przechowywane do czasu jego zakończenia.

Po upływie okresów przechowywania dane w formie papierowej zostaną zniszczone (np. poprzez rozdrobnienie lub spalenie), a dane elektroniczne trwale usunięte lub zanonimizowane. Anonimizacja powoduje, że dane przestają być danymi osobowymi i nie podlegają już tej Polityce.

Jeśli poprosisz o wcześniejsze usunięcie danych, rozpatrzymy Twój wniosek i spełnimy go, o ile nie istnieją przeszkody prawne.

6. Udostępnianie i przekazywanie Twoich danych osobowych

Będziemy udostępniać Twoje dane osobowe osobom trzecim w przypadkach, gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani; gdy istnieje uzasadniona potrzeba zawodowa lub biznesowa; w celu spełnienia Twojego żądania; w zakresie niezbędnym do realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy oraz ochrony naszych interesów. Obejmuje to:

• Nasi dostawcy usług i partnerzy biznesowi: Możemy udostępniać Twoje dane osobowe naszym dostawcom usług zewnętrznych, np. firmom obsługującym nasze aplikacje IT, dostawcom usług hostingowych, newsletterów, archiwizacji dokumentów; biurom podróży i organizatorom kongresów, którzy przekazują nam informacje o Twoim przyjeździe; firmom transportowym, jeśli zamówiłeś taką usługę; naszym doradcom prawnym, podatkowym i innym, audytorom, tłumaczom przysięgłym i zwykłym; firmom kurierskim i pocztowym; agencjom marketingowym.

• Inni odbiorcy na Twoją prośbę: Możemy również przekazać Twoje dane osobowe innym stronom trzecim, które wskazałeś, np. w celu zorganizowania transportu, wycieczek czy wynajmu samochodu lub innego sprzętu.

• Sądy i instytucje państwowe: Możemy udostępnić Twoje dane osobowe na żądanie sądów, Agencji Ochrony Danych Osobowych lub innych organów państwowych, jeśli jesteśmy do tego zobowiązani przepisami prawa, nakazem sądowym lub gdy jest to konieczne dla ochrony reputacji i działalności Infinity Residence.

• Audyt i dochodzenia wewnętrzne: Udostępnienie danych może być konieczne w przypadku kontroli z zakresu ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa, dochodzeń lub odpowiedzi na skargi lub zagrożenia.

• Ubezpieczyciele: Możemy przekazać Twoje dane osobowe przy zawieraniu i zarządzaniu polisami ubezpieczeniowymi oraz w przypadkach, gdy ubezpieczyciel musi spełnić swoje obowiązki prawne wobec organów regulacyjnych.

Zapewnimy, że osoby trzecie nie będą przetwarzać Twoich danych w zakresie szerszym niż jest to odpowiednie do okoliczności. Infinity Residence nie udostępni Twoich danych osobowych żadnemu z powyższych odbiorców w celach marketingowych ani innych celach własnych.

7. Bardziej szczegółowe informacje dla niektórych kategorii

Przetwarzamy dane osobowe gości oraz innych użytkowników naszych usług, gdy jest to konieczne w celu spełnienia obowiązków prawnych, zawarcia umowy z Państwem, działania w Państwa imieniu lub na podstawie naszego uzasadnionego interesu, w następujących celach:

• Komunikacja i obsługa klienta: Gdy kontaktują się Państwo z nami z zapytaniem, pochwałą lub skargą na nasze usługi, przetwarzamy Państwa dane, aby móc odpowiedzieć i zareagować na zgłoszenie.

• Rezerwacja zakwaterowania i innych obiektów oraz zawieranie umów: Jeśli są Państwo zainteresowani naszym zakwaterowaniem lub innymi oferowanymi usługami, zbieramy dane, aby zarządzać dostępnością i sprawnie zorganizować wymagane usługi.

• Realizacja zobowiązań umownych i pobieranie opłat za świadczone usługi: W zakresie koniecznym dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia zobowiązań umownych, zapewnienia oczekiwanego poziomu usług oraz egzekwowania należnych opłat – niezależnie od tego, czy jesteśmy bezpośrednią stroną umowy, czy działa w naszym imieniu biuro podróży lub organizator wydarzeń.

• Zameldowanie i wymeldowanie gości: Jeżeli korzystają Państwo z naszych usług noclegowych, jesteśmy prawnie zobowiązani do zbierania określonych danych osobowych w celu rejestracji pobytu w centralnym systemie gości w Chorwacji.

• Monitorowanie i poprawa jakości usług: Możemy poprosić Państwa o opinię dotyczącą zadowolenia z naszych usług. Państwa dane kontaktowe mogą zostać wykorzystane do przesłania zaproszenia do wystawienia opinii po pobycie. Opinie mogą być opublikowane na naszej stronie internetowej.

• Realizacja roszczeń lub obrona przed nimi: Możemy wykorzystać dane osobowe w celu dochodzenia roszczeń wobec Państwa (np. opłaty za usługi) lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z rezerwacji lub pobytu.

7.1.2. Rodzaje danych osobowych, które zbieramy

Zbieramy wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji wskazanych celów. W zależności od sytuacji mogą to być: imię i nazwisko, adres, kod pocztowy i miasto, kraj, adres e-mail, numer telefonu lub komórki; miejsce, kraj i data urodzenia; obywatelstwo; numer wizy (jeśli dotyczy), miejsce wjazdu do Chorwacji; dane karty kredytowej (typ karty, numer, imię i nazwisko właściciela, data ważności, kod bezpieczeństwa), godzina przyjazdu i wyjazdu (w tym preferencje pokojowe, usługi lub inne wykorzystane udogodnienia), osoby podróżujące z Państwem, specjalne wymagania, dane identyfikacyjne, informacje o środkach transportu (samolot lub pojazd), opinie o naszych usługach, informacje o uczestnictwie w akcjach promocyjnych lub konkursach, dane dotyczące wydarzeń i ich uczestników.

Powyższe dane mogą być również zbierane w odniesieniu do osób podróżujących z Państwem.

Dane dotyczące zdrowia, przekonań religijnych lub filozoficznych oraz inne szczególne kategorie danych osobowych będą zbierane wyłącznie za Państwa wyraźną zgodą, np. w celu zapewnienia odpowiednich posiłków (bez alergenów), dostępu dla osób niepełnosprawnych itp. Nie zbieramy tych danych aktywnie.

Dane kart kredytowych są usuwane po dokonaniu płatności. Informacje o okresie przechowywania danych, odbiorcach, prawach i innych szczegółach znajdują się w odpowiednich częściach niniejszego dokumentu.

7.2. Zbieranie danych za pośrednictwem naszej strony internetowej

Podczas korzystania z naszej strony internetowej automatycznie zbierane są pewne dane (w tym dane osobowe). Należą do nich: ustawienia językowe, adres IP, lokalizacja, ustawienia urządzenia, system operacyjny, dane logowania, czas użytkowania, żądany URL, raporty statusu, dane o przeglądarce (user agent), system operacyjny, wyniki wizyt (wizyta lub rezerwacja), historia wyszukiwania i typ danych. Możemy również zbierać dane za pomocą plików cookie.

Dane te nie ujawniają adresu e-mail ani nie identyfikują użytkownika w bezpośredni sposób. Adresy IP, które gromadzimy do celów analitycznych, służą wyłącznie do określenia liczby unikalnych użytkowników i ich pochodzenia geograficznego. Nie podejmujemy prób identyfikacji konkretnych osób. Dane te pomagają nam dostosować działanie strony do użytkownika, poprawić jej funkcjonalność oraz ocenić skuteczność naszych działań marketingowych.

8. Twoje prawa i jak ich dochodzić

Jeśli chcesz skorzystać z prawa dostępu do swoich danych, możesz się z nami skontaktować mailowo: [email protected]

Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych są następujące:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych (prawo do uzyskania informacji o tym, które dane są przetwarzane oraz szczegóły dotyczące ich przetwarzania). Zanim przekażemy te informacje, w celu uniknięcia ewentualnych nadużyć, możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości,

• prawo do sprostowania danych osobowych,

• prawo do usunięcia danych osobowych,

• prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie naszego uzasadnionego interesu,

• prawo do przenoszenia danych,

• prawo do wyłączenia z decyzji podejmowanych wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania. W tym zakresie informujemy, że nie stosujemy takich procesów decyzyjnych,

• prawo do wycofania wcześniej udzielonej zgody.

Możliwość skorzystania z powyższych praw zależy od powodu i podstawy, na której przetwarzamy Twoje dane. Na przykład, jeśli jesteśmy prawnie zobowiązani do przechowywania danych osobowych przez określony czas, nie możemy ich usunąć, nawet jeśli o to poprosisz. Na Twoje żądanie odpowiemy w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W przypadku skomplikowanego charakteru żądania lub otrzymania dużej liczby żądań, poinformujemy Cię, że będziemy mogli zrealizować Twoje żądanie w terminie dłuższym niż miesiąc, ale na pewno w ciągu trzech miesięcy od jego otrzymania. Twoje żądanie może zostać przyjęte lub odrzucone, jeśli uznamy je za nieuzasadnione. W przypadku nadmiernych lub nieuzasadnionych żądań zastrzegamy sobie prawo do naliczenia uzasadnionej opłaty lub odmowy ich realizacji, o czym poinformujemy Cię z wyprzedzeniem.